Materi Mengelola sistem kearsipan dan filing sistem

1. 1. BEBERAPA ISTILAH KEARSIPAN DALAM BAHASA YUNANI ARCHEA Catatan / dokumen mengenai pemerintahan ARCHIUM Peti untuk menyimpan sesuatu ARCHEON / ARCHEION Peti untuk menyimpan sesuatu
2. 2. Dalam Bahasa Inggris dikenal Istilah File yang berarti Berkas atau alat / tempat untuk menyimpan arsip yang berasal dari kata Felum (latin) yang berarti benang atau tali. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat di temukan kembali. Sedangkan warkat (Record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
3. 3. Dari beberapa pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar dapat saat diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
4. 4. Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli • Menurut R. Soebroto kearsiapan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip • Menurut Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan sampai dengan penyingkirannya • Menurut Drs E. Martono, Kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat /record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu – waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat. Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.
5. 5. KEGUNAAN ARSIP • Sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan • Sumber informasi keterangan • Bahan penelitaian • Bahan pengembangan pembangunan • Bukti tertulis • Gambaran peristiwa masa lampau
6. 6. Kegiatan Kearsipan Menurut Drs E. Karso kegiatan kearsipan sbb : - Kegiatan Penciptaan - Kegiatan penyimpanan (Filling) dan penemuan Kembali (Finding) - Kegiatan Penyelamatan - Kegiatan Penyusutan Tujuan Pengelolaan Arsip - Memelihara arsip dengan baik - Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali secara cepat - Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai - Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya - Memberikanpelayanan peminjaman warkat dengan baik
7. 7. Masalah pokok dalam kearsipan dan pemecahannya Masalah pokok atau masalah – masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan : * Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat * Sarna dan tempat kegiatan kearsipan kurang / tidak memadai * Pegawai Pengelolaan Aesip tidak / kurang terlatih dan kurang / tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya * Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib * Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip * Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal – hal di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majeure)
8. 8. Cara Pemecahannya Dari kesimpulan tentang masalah – masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahannya adalah sbb : * Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri * Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi * Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan dibagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya * Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai
9. 9. PENGERTIAN FILING SISTEM Filing Sistem adalah Suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Filing sistem (penyimpanan/penataan arsip), merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat di pisahkan dengan kegiatan penemuan kembali (finding).
10. 10. Tujuan Filing Sistem: * Menghemat waktu * Menghemat tenaga * Menghemat tempat Ciri – ciri Filing Sistem yang baik: * Tidak memakan tempat * Sederhana dan praktis * Mudah dicapai * Ekonomis * Cocok dan Tepat guna * Fleksibel * Klasifikasi yang khusus * Aman
11. 11. Sarana Filing Sistem Dalam penyimpanan atau penataan arsip diperlukan tersedianya sarana sbb : - Daftar Klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokkan arsip secara sistematis - Kode arsip adalah tanda pengenal pengganti (nama/masalah/wilayah) dari daftar klasifikasi - Indeks adalah tanda pengenal yang merupakan alat bantu sebagai petunjuk untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yagn diperlukan - Tunjuk silang adalah alat untuk menunjukkan apabila ada arsip yang mempunyai dua nama atau dua permasalahan atau lebih saling berhubungan
12. 12. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Peralatan dan perlengkapan penyimpanan meliputi : 1. Filing Cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip. Macam – macam atau type filling cabinet : * Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunya papan alas untuk menyimpan arsip * Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci – laci yang dapat di tarik keluar - masuk
13. 13. Lateral filing cabinet Drawer type filing cabinet
14. 14. 2. Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kerttas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab -nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada di belakangnya
15. 15. 3. Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder yaitu : * Brief ordner * Stofmap * Snelhechter * Hanging map / map gantung Brief ordner Stofmap Snelhechter map Gantung
16. 16. 4. Rak Sortir, berguna untuk memisah – misahkan surat / warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing – masing 5. Kartu Indeks, yaitu kartu yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan di simpan, digunakan untuk memudahkan penemuan kembali arsip
17. 17. 6. Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyiman kartu indeks sesuai urutan abjad