22.29
MACAM - MACAM SISTEM KEARSIPAN
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem
Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya
dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama
tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil dari nama si
pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara
menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan
dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa :-
Nama orang- Nama perusahaan / organisasi- Nama tempat / daerah- Nama
benda / barang- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan
yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan
unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks
adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi
surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat
membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu
nama yang dijadikan tanda pengenal surat.Unit adalah bagian kata dari
kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari
suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap
judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau
simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang
dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan
memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau
simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang
bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.Ada dua macam petunjuk silang.a. Petunjuk silang langsungAdalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.b. Petunjuk silang tak langsungAdalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.- Menetapkan caption atau judul surat- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan- Membuat petunjuk silang- Memberi kode surat- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.- Menyusun menurut susunan abjad.- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang
perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.1. Daftar Indeks;
adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang
dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.Masalah-masalah
tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam
pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian
pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang
lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.2. Perlengkapan menyimpan
surat- Filling Cabinet- Guide- Folder- Kartu kendali3. Pemberian kode
surat4. Penyimpanan surat, dengan cara- Membaca surat untuk mengetahui
isi surat- Memberi kode surat- Mencatat surat dalam kartu kendali5.
Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam :
1.
Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini
menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang
bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan
yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar
klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar
yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap
masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian
yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor-
Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian
utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman
pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun
tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling
cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide-
Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam
setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat
dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode
surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu
indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang
baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu
kendali.
2.
Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode
penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan
menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor
urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah-
Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling
cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide
10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan
kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini
adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan
kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka
dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor
guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor
folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu
menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat;
surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam
laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke
55.
3.
Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem
Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode
laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua
angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka
yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam
map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga
terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka
dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus
ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara
penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4.
Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem
penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau
bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti
dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan
penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem
geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu
surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam
hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan
dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya
menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem
tanggal.Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini-
Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling
cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.- Penyimpanan surat melalui
prosedura. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang
menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh
disimpan.b. Membaca suratc. Memberi kode suratd. Mencatat surat pada
kartu kendalie. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masingf.
Menyimpan suratg. Menyimpan kartu kendali- Penemuan kembali; cara
menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem
tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal
surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk
surat keluar)Yang diperlukan untuk sistem ini adalah- Perlengkapan yang
diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”,
guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan
kartu kendali.- Pembagian sistem tanggala. Pembagian utama menggambarkan
tahun (judul laci)b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul
guide)c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)- Susunan
guide dan folder dalam filling cabineta. Laci menggambarkan tahunb.
Guide menggambarkan bulanc. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c.. Menyimpan surat.
SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA
A. Pengantar
Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan
fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup
arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian,
penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip
inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace,
1992:2-8).
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir
yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai
tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok
kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha
mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12)
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam
manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip
tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan
operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh
orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan
biaya se- rendah mungkin.
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata
naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence
management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis
(records management), dan tata kearsipan statis (archives
management).
B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia
B.1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia
B.1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat
memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada
bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam
kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan
hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib
kearsipannya.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif.
Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip
yang baik, sistematis, dan prosedural maka sudah semestinya kerangka
pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini
Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.
Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.
Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain
adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.
Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan.
Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.
Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain
adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.
Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan.
Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara
lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah
sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net
konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait.
Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.
Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.
Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.
Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.
Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.
Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.
Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:
1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip
Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistemsistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.
1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip
Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistemsistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.
Idealnya dari berbagai sistem yang pernah
dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi
konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut
yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru
pada awal 1970-an.
Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan.
B.2. Organisasi Kearsipan
Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari:
Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah
Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan.
B.2. Organisasi Kearsipan
Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari:
Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah
Terdapat perubahan yang cukup
signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan
tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma
desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999.
Salah satu dampak pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan
kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dalam
konteks ini adalah lembaga kearsipan.
Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan
seharusnya akan lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan
untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis
sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan
arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip
dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk
mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi
citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk
menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun
lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu
daerah.
Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi
perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan
perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar
pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya
sudah harus dipahami oleh semua komponen yang berkepentingan terhadap
arsip.
Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang
berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan
pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap
organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa
yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan
antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus
diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan
manajemen kearsipan akan berhasil.
Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam
konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh
pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam
pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi,
dan gabungan). Pilihan asas pengorganisasian arsip merupakan aspek yang
penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat
dilakukan secara efektif dan efisien.
Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi
serta asas peng- organisasian arsip, hal yang juga penting untuk
mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip
kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan
arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak
akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance),
serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order),
yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.
C. Penutup
Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar
sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa
administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan
diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang
komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung
seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan.
Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.
Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan.
0 komentar